La planilla es el gasto que más estructura tiene en la contabilidad de un negocio con personal: no es “pagar sueldo”, son tres o cuatro obligaciones que nacen juntas. En esta guía registramos el devengado (el gasto del mes), las retenciones y aportes, y el pago, con un ejemplo en soles. Si necesitas el contexto de los asientos, parte de la guía principal de asientos contables.
Datos del ejemplo
Un trabajador tiene una remuneración bruta mensual de S/ 2,500.00 y está afiliado a la ONP. El empleador aporta EsSalud al 9 % (S/ 225.00) y retiene la ONP al 13 % (S/ 325.00). Para aislar la mecánica de los aportes, se asume una retención de quinta categoría de S/ 0.00. Las tasas usadas son las indicadas en el ejemplo y deben actualizarse si cambia la norma.
Asiento 1: el devengado de la planilla
Se registra el sueldo y el aporte patronal por separado. La ONP se descuenta del trabajador, no es un costo adicional para el empleador:
Sueldo bruto de S/ 2,500.00 + aporte patronal de EsSalud de S/ 225.00
El costo del empleador es S/ 2,725.00: S/ 2,500.00 de remuneración más S/ 225.00 de EsSalud. La ONP de S/ 325.00 se retiene del sueldo y no aumenta ese costo.
A diferencia de ONP/AFP (que se descuentan del trabajador), EsSalud es un aporte que el empleador asume como parte del costo de personal. Por eso va en 627 contra 4031 en el mismo asiento.
Asiento 2: retenciones al trabajador
La retención de ONP ya está incluida en el asiento de devengado: reduce la remuneración por pagar de S/ 2,500.00 a S/ 2,175.00. Si el trabajador estuviera en AFP, el descuento se acreditaría en la cuenta 417, no en la 4032:
| Código | Cuenta y denominación | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 411 | Remuneraciones por pagar | S/ 325.00 | |
| 417 | Administradoras de fondos de pensiones | S/ 325.00 | |
| Total | S/ 325.00 | S/ 325.00 | |
El importe de AFP es ilustrativo; usa el descuento real informado por la administradora.
En el ejemplo principal, el sueldo neto por pagar al trabajador es S/ 2,175.00: S/ 2,500.00 menos S/ 325.00 de ONP.
Asiento 3: el pago
Al pagar, se saldan las cuentas por pagar contra caja o banco:
| Código | Cuenta y denominación | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 411 | Remuneraciones por pagar | S/ 2,175.00 | |
| 10 | Caja y bancos | S/ 2,175.00 | |
| Total | S/ 2,175.00 | S/ 2,175.00 | |
El pago posterior cancela la cuenta 411 contra caja o bancos.
EsSalud y ONP se pagan a la entidad que corresponda dentro del cronograma: al pagar, debitas 4031 y 4032 contra caja. Si fuera AFP, debitas 417 y pagas a la administradora. La dinámica se explica en la dinámica de la cuenta 40.
La retención de quinta categoría
Si el trabajador supera las deducciones, se descuenta además su retención de renta de quinta categoría. Se debita 411 y se acredita la subcuenta tributaria que corresponda. La mecánica de la retención se explica en la guía de retenciones de renta.
Provisiones que acompañan la planilla
Cada mes, junto al devengado, conviene provisionar los beneficios que se pagan después: la CTS (depósitos de mayo y noviembre) y las gratificaciones (julio y diciembre). Se debita el gasto (cuenta 62 u otra cuenta de carga) y se abona una cuenta de provisiones. El cálculo se revisa en las guías de CTS y de gratificaciones.
Resumen
Para una planilla de S/ 2,500.00 mensual en ONP:
- Costo del empleador: S/ 2,725.00 (sueldo + EsSalud).
- Por pagar al trabajador: S/ 2,175.00 (sueldo bruto menos ONP).
- Por remitir: S/ 225.00 de EsSalud y S/ 325.00 de ONP, cada uno en su cuenta.
¿Quieres el contexto completo? La guía de la planilla electrónica te muestra cómo declarar estos montos, y la guía principal de asientos el resto de la mecánica contable.